令和5年4月度 組長定例会を行いました

[議事録] 

 ① 「連絡事項」

• ４月度自治会定期総会開催案内・自治会予算・委任状・等の配布物セット、ホッチキス留めを役員にて行った
• 各組長から組内世帯数分の配布物セットが配られ、自治会費・委任状の収集を期日までに実施するとした
• 月次回覧板内容の説明（副会長より）
• 仲田小学校、東光寺小学校の学校だよりが配布される予定との報告（会長より）
• ４月９日 日野宮神社　例大祭の件につき会長出席予定
• 次年度に子ども会が活動休止になった場合には自治会側での連携も検討する必要があるかもしれない
• サークル活動助成は活動内容を確認後、予算執行するかしないかを検討する方向で考える

②「ホームページ運用と実績に関して」

• 前年度総務部より自治会HP設立経緯・説明などがあった
• 次の課題認識から、解決手段として昨年度役員で自治会HP設立を行った
• 1.  加入世帯から自治会加入意義が問われている（退会意見）
     • どんな活動をしているかの情報が加入世帯に公開されていない（特にコロナ期間）
     • 回覧板以外に加入世帯との接点がない（問い合わせをするにも容易ではない）
  2.  新規加入者がほとんどいない（自治会員の減少）
     • 地域に引っ越した際に加入方法がそもそも分からない
     • 自治会関わる必要性があるのか、どんな団体なのかの情報がない
• 地域の作成受託業者に作成依頼をしようと10万円を予算に行ったが、健康上の理由から断りを受けた
• 別業者では20万～と高額であったため、昨年度役員でHP作成を行った
• 運用課題は、役員交代後に維持継続することであるが、当面は昨年度役員が継続サポートするとした。
• 公式LINE、メール・問い合わせフォーム、掲示板と対話型ツールを用意し、自治会内外から意見を受け取れる体制ができた
• 約9ヵ月間の短期間であっても、それぞれ活用され自治会及び地域課題の解決に繋がっていると考えている。
• 2022年6月から稼働したHPであるが、 これまでに3000人程度の訪問者があり徐々にアクセス数は伸びてきている。半数はスマホからのアクセスがあるなど徐々に浸透しきたと感じている。
• リンク元解析では、日野市HPを経由したアクセス件数が多く、自治会活動や計画などの閲覧件数が多いなど自治会活動に興味を持って頂いていると考える。また、デジタル回覧板に関しても徐々に浸透してきた。
• HP維持費は16,050円/年であり、昨年より値上がりした。本年度予算として引き続き計上する。
• お祭りなど催事情報掲示、自治会費のオンライン集金など、HPを活用したシステムのニーズがあれば対応可能
• HP更新は新たにコンテンツ作成をするのでなければ、スマホ程度でも更新可能であり、それほど難易度は高くない。
• 昨年の経験から、組長会ではLINEグループを作って情報交換するのは有効な手段だと考えているので、推奨したい
• 自治会そのものが衰退・存続危機であるのは四谷に限らず全国的な問題でもある。そこで、自治会の意義として「地区防災・危機」というテーマが重要である。しかも、助成金も得やすい。しかし、単独自治会では難しいので周辺自治会との連携が必要と考える。

（説明後）

• 会長より自治会HPの運用実態について慎重に調査して　どのように進めるかを自治会全体で考慮していく必要があるとの提議があった。
• 副会長よりHPは過度期にあり発信方法などを発展的に進行させるようにしていく

次回、4月15日(土) は自治会総会が19:00から実施。役員は18:00に集合とする。

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