[議事録]
参加者：17名、欠席者：0名
①「新旧役員会について」（総務部）
- 新組長に案内状を渡して、2月11日(土) 19:00 ~ の定例会に参加して頂く
- 次回の定例会時には、各部の代表から仕事内容を説明してもらう（1 ~ 2分程度）
- 3月11日(土)の定例会にて新旧役員での引継ぎを行う
※ 次期組長に配布物を渡して、必ず参加して頂くように促すこと。
※ 各部の代表の方は、１週間前の土曜日までに仕事内容をLINEなどで総務部部長まで送付する。
それをもとに次期自治会役員への仕事内容説明を総務部で作成する。
②「自治体活動の持続可能性を高めるための提案」（総務部）
- 組長役員の１年交代制では、前年度を知るものがいないために何をするか新役員が不安になるという課題がある。
- 前年踏襲では何か新しいことを始めることや、前年に何らかの理由で中止したことは再開できず自治会の持続可能性に懸念がある。
- 他自治会がやるような2年交代制は、四谷自治会としては大きな変革すぎて自治会員から不満が生まれる可能性がある。
- 「今よりちょっとでも良い方向に」として、旧役員によるアドバイザー制度、自治会活動に協力可能なサポーター制度を提案する
- 「アドバイザー」：
- 旧組長（旧役員）が、新役員に引継ぎしたあと1年間役割を担う
- 新役員から相談を受ける役割（受ける名目を持った肩書）であり、求めに応じて定例会参加も行う
- 各役員の相談窓口役を設定する（各部で誰が対応するかを決めて、新役員に伝える/役員用HPにも記載）
- 同様に、各組での新組長から組活動での相談を受ける役割を担う - 「サポーター」：
- 任意で登録して任期は設けない（基本継続となるが、いつでも解除は可能）
- アドバイザー期間終了後は、サポーターに自動的に移行（解除可能）
- 組長経験者だけでなく、自治会活動に興味がある会員も登録が可能
- 行事などで現役員からのサポート依頼の打診連絡を受け付け、求めに応じて自治体活動のサポートを行う
- 以前は、祭事に関して自治会と氏子会で年１回の打ち合わせを行っていた。以前は共催としていた。
- 盆踊りのやぐら作成を氏子会が手伝っていたが高齢化もあり有志参加となり、このままだと継続が難しい
- 自治会側は1年交代のため、自治会役員だけではやぐら作成は難しく、常時手伝ってもらえる体制が欲しい
- サポーター制度を上手に活用することで旧役員などに声掛けがしやすくなっていくのではないか
- 盆踊りは自治会主催で氏子会も手伝っているので、秋大祭は氏子会主催としているので自治会側のサポートが欲しい
③「役員用ホームページと今年度実施報告書の作成についての依頼」（総務部）
- 役員組長に限定した（パスワード管理した）HPから、役員業務内容を確認できるように作成中
- 過去役員の名前をまとめておくことで、過去事例を知りたいときに誰に聞けばよいかを分かるようにした
- これからの活動内容を蓄積していくことで何をどうすればよいかを把握できるようにする
- 来年度に向けた申し送りなども残しておくことで自治体活動の継続可能性を高めることができると期待。
- 業務内容などの情報を各部で作成して頂き、2月定例会(まで)に総務部副部長まで報告する。
- 役員用HPの更新作業は3月の引継ぎまでには完成させる予定。
- 令和5年総会に向けて、各部は事業報告書をLINEか書面にて総務部に2月定例会までに報告する。
④「役員慰労会に関して」（副会長）
- 例年役員慰労会を行っていたが、近年はコロナにより中止として物品配布などしていた
- 予算計上したものは3月31日までに対応する必要がある。
- 今年度をどうするかは次回に決定する
⑤「その他」（会長）
- 自治会の記載に関して、元々は「四谷」であったが「四ッ谷」が混在している状況にある
- 市役所に登録してあるのは「四ッ谷」になっているが、いつでも「四谷」に変更は可能なので来年度で変更を検討して欲しい。
- 銀行名義も「四ッ谷」になっているが、カタカナ読みは変わらないので問題は起きていない。銀行印は「四谷」。
- 銀行名義が変更できそうなら変更を検討し、難しい場合はそのままとする。
- ある店舗から営業チラシを自治会で回覧して欲しいとの依頼を受けたが、公益性面に懸念があり自治会回覧には適さないとの結論。
組長まで配布はするが組内回覧板には含めないとする。
次回定例会は、2月11日(土) 19:00～に実施する。次期役員を決めるために次期組長も参加して頂く。
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