11月度 組長定例会を行いました

[議事録] 

参加者：13名、欠席者：4名

 ①「組の合併に関して」

• 16,17組が4世帯となり、1世帯が高齢で組長はできないため3世帯で回していて厳しい状況
• 15組は21世帯で多いため、18組の10世帯との合併を希望したい（実態としては9世帯で回している）
• 書面での提案は、12月の定例会にて行う
• 関連して、合併により複数組番号及び欠番があるため、来年度から新たに組番号を付与することを提案したい

• 3年ごとの会員名簿作成が来年度であるが個人情報の問題もあり、前年役員から全世帯に配布するかは議論が必要との申し送り
• 自治会として名簿は保持しておく必要があるが、全世帯の名簿は廃止しても良いのではないとの意見
• 所属組の把握や、会員間での把握も必要であり、これまで通りの名簿は必要であるとの意見
• 電話番号は特に個人情報として公開を避けても良いのではないか、番地を記載までしないでもよいのではないか
• 公開範囲を会員ごとに調査して、許容できる範囲で会員名簿を作成して配布する方法もある
• 自治会が保有する詳細情報の公開範囲は、役員までにするかや組長までにするかなど、課題はある
• 名簿に関しての本年度役員での考え方を次回議論し、最終判断は来年度の役員に委ねる

②「四谷秋祭りの実績報告」

• 参加者は657名と盛大な秋祭りとなり、地域住民や参加者から良い反響を得ることができた
• 報告用に撮影した秋祭り写真は、プライバシーの観点から一般公開は行わないとした
• 東京都助成と模擬店売り上げを差し引いた、最終的な自治会負担額は102,215円であり、盆踊り予算から割り当てる
• 引き続き活用できる資産としてテント２張、マイク・スピーカーセット１台、丸イス36脚、55インチモニタ１台など
• ケガや集団コロナ感染などの情報はあがっていないため、無事に四谷秋祭りを終えたと考える
• ご祝儀を頂いた件に関しては、御礼品をお返しするようにする
• 来期もやる場合、氏子会主催の秋祭りとの関係性も検討する必要。また、盆踊りに加えての実施は負担が大きいとの意見
• 秋祭りを合わせて実施や、実行委員を募っての実施などやり方に工夫をする必要はあると考える
• AP自治会だけでなく、西町自治会や東東光寺自治会など周辺自治会との合同開催も検討して良いと考える
• 今回実施までの経緯や手続き、書類などの記録を残すことで来期に検討していくことになる

③「防火防災訓練」

• 西町自治会より、実施する話があり、急な話で事前に組長会で相談できず申し訳なかった
• 西町自治会と四谷自治会で持ち回りで防火防災訓練をやっていたとの記録があった
• 参加した子どもへお菓子を用意するか　→　非常食配布なども全体にするのでしないで良いとの判断
• 消防庁から4~5名来られて方へ　→　ペットボトルのお茶を1本ずつ御礼に渡す
• 組長も都合がつく方は参加してもらいたい

④「その他」

• 市内一斉清掃のボランティア袋は、23日の防火防災訓練の際に来られる組長に配布
• 来られない方は別途社会部で検討するが、社会部部長に直接に連絡してもらうでも良い

以上

次回組長定例会は12月10日19時〜